日本

三、入职规定

根据日本的劳动法规，雇主在聘用员工时必须遵循《劳动基准法》和其他相关法律，确保员工获得合法的薪资待遇并维护其基本权益。

3.1 背景调查

日本法律对员工背景调查有严格规定，核心要求如下：

1. 必须获得候选人书面授权

‍雇主或第三方机构在背调前，必须取得候选人显式、自愿的单独书面同意。授权书需明确调查范围与目的，否则即属违法。

2. 严格受限的犯罪记录核查

‍针对普通岗位，严禁企业直接查询或强制要求候选人提供官方犯罪证明，通常仅限通过公开报道或合法数据库检索信息；但根据2026年新规，针对涉及教育及儿童接触的特定岗位，雇主必须强制通过政府系统核查候选人的性犯罪史。

3. 岗位关联性原则

依据《职业安定法》，调查范围严禁涉及思想信条、宗教、政治立场及家族背景（如出生地、父母职业等）；此外，针对工会活动或信用记录（仅限财务等高风险岗位）的调查须作为审慎项严格限制。

4. 候选人的知情与申诉权

根据《个人信息保护法》，候选人有权要求披露调查报告内容。若调查结果存在偏差，候选人拥有合法的更正权与删除请求权。

5. 禁止歧视与隐私保护

雇主不得因性别、国籍、残疾或特定病史（尤其是心理健康状况）进行歧视性背调。2026年日本法律进一步加强了对病史等敏感个人信息的获取限制。

日本员工背调必须合法、透明、公正，核心法律为《个人信息保护法》及《职业安定法》。雇主必须获得授权、通知候选人、限制调查范围，并保障其申诉权，否则将面临法律风险。

3.2 入职审查

日本入职审查是招聘流程中的关键环节，其要求受到相关劳动法律的严格规范，核心目标是核实候选人身份、工作资格、背景信息，并确保雇佣过程合法、公正。通常需要提交以下资料：

日本厚生劳动省发布的指引中明确禁止雇主在招聘初期搜集与职业能力无关的个人隐私；除涉及教育、看护等接触儿童的特定岗位外，通常不得要求候选人提供无犯罪记录证明。此外，严禁在无正当理由下调查候选人的资产、信用记录或进行歧视性的背景调查。海外HR在做背调和入职审查时需额外留意，是否存在违规情况，帮助企业规避违规风险。

若外籍员工的在留资格核验或Hello Work申报违规，企业最高可处300万日元罚金并涉嫌非法就劳助长罪。此外，违反隐私保护或就业歧视将面临诉讼赔偿、社保补缴及声誉损失。这和国内入职审查流程一样，建议企业设立专门的HR合规岗位，定期审查入职流程，确保所有环节符合法律要求。

3.3 雇佣合同

日本雇佣关系以《劳动基准法》和《劳动契约法》为法定准则，法律要求雇主在签订合同时必须以书面形式明确告知劳动条件（劳动条件通知书）。建议所有雇佣条款均以书面形式确认，并确保包含法定必备事项。

3.3.1 雇佣合同类型

3.3.2 保密协议及竞业协议

日本入职审查与劳动合同中的限制性协议受《不正竞争防止法》、《劳动基准法》及相关裁判所判例的严格规范。

3.3.2.1 快速对照表及HR常见做法

海外HR在与员工签署竞业协议签，先判断“是否真的需要竞业”，能用保密协议解决就别用竞业协议，同时要定期（每2-3年）根据日本裁判所判例动向更新模板，确保条款符合最新司法趋势。只要按“合理、必要、有补偿、常更新”四原则操作，就能在保护商业利益与降低被判无效风险之间取得平衡。

3.4 试用期

在日本，法律并不强制要求设置试用期，是否执行由公司自行决定。然而，绝大多数日本企业会在雇佣合同或员工手册中明确设定3个月的试用期，用于考察员工的岗位匹配度与能力。根据日本行业惯例，试用期通常不超过6个月，若需延长，必须在合同中预先约定并具备合理正当的理由。

无论是否在试用期内，雇主均须遵守《劳动基准法》及《最低工资法》等相关法规。日本法律严禁在试用期内随意减薪，薪资标准必须符合合同约定且不得低于所在地最低时薪。此外，社会保险（医疗保险、养老金）等法定福利自入职首日起即须依法缴纳，不得因试用身份而取消或推迟。

如需设置试用期，应在书面合同中详细列明期限、考核标准、延长条件及转正后的薪资待遇。需要注意的是，在日本法律环境下，即便在试用期内解雇员工，仍需具备“客观合理理由”；若入职超过14天，解雇时仍须提前30天通知或支付这期间的平均补偿金（解雇预告工资）。

3.4.1中国 VS 日本试用期对比

3.5 工作时间和加班规定

日本法定工时为每日8小时、每周40小时。根据《劳动基准法》，超出部分须支付加班费：普通加班倍率为1.25倍，法定节假日为1.35倍。若一个月内加班时间超过60小时，则超过60小时部分的加班费率为的1.5倍。加班费适用于普通职员与小时工，高级管理人员虽通常豁免，但仍享有深夜加班补助。企业安排加班前，必须与员工代表签署“36 协定”并向劳动部门备案。2026 年最新规定明确，月度加班原则上不得超过45小时，年度不得超过360小时。雇主须严格记录考勤以确保合规。

3.5.1 中日工时及加班规则对比

HR可快速对比中日两国在工时和加班方面的规定：

此外，日本各都道府县可能会根据当地生活成本调整最低工资标准。HR需要确保企业的考勤管理与薪酬计算符合《劳动基准法》及当地劳动局的具体监管要求。