马来西亚HRD Corp(HRDF)人力资源发展基金征缴合规指南：门槛认定、算薪基数拆解与出海成本预算

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作为东南亚地区重要的商业、制造与数字经济中心，马来西亚凭其优越的区位优势、成熟的法律框架及充沛的多语种人才，持续吸引着大量跨国企业与中资出海企业落地区域总部、研发中心及制造基地。然而，在日常的人力资源运营与薪酬结算管理中，企业不仅需要遵循《1955年劳工法典》（Employment Act 1955）、雇员公积金（EPF）及社会保险（SOCSO）等基础规范，还必须严格执行针对雇员技能提升的法定基金征缴规定。

由马来西亚人力资源部下属机构（HRD Corp，即 Pembangunan Sumber Manusia Berhad - PSMB）统一管理的人力资源发展基金（HRDF，现称 HRD Levy），是马来西亚支持劳动力技能提升与职业培训的法定财政机制。其立法依据为《2001年人力资源发展有限公司法令》（PSMB Act 2001）。随着 2021 年该法令将适用范围扩充至全行业，以及自 2026 年起 HRD Corp 对企业征缴合规性的穿透式审查进一步升级，未按时注册或欠缴 HRDF 基金的企业正面临显著的行政处罚风险。

对于在马来西亚运营的出海企业而言，明确 HRDF 的强制与自愿缴纳门槛、精准界定算薪基数（Basic Salary + Fixed Allowances）、掌握次月 15 日的划缴节点，并将其准确纳入海外用工的总拥有成本（TCO）预算，是保障马来西亚分支机构合规运营的重要前提。

摘要

1. 缴纳门槛与本地员工人数挂钩。 HRDF 的征缴义务严格依据企业雇佣的马来西亚本地员工（Citizens / Permanent Residents）数量确定。外籍员工（如持有 EP、SP、WP 准证人员）不计入法定人数。雇佣 10 名及以上本地员工的企业必须强制注册并按 1% 缴纳；雇佣 5 至 9 名本地员工的企业可自愿按 0.5% 注册缴纳；不足 5 人及 NGO、政府机构依法豁免。
2. 算薪基数的精准拆解（固定 vs 变动）。 HRDF 征缴基数仅包含员工的基本薪资（Basic Salary）与固定津贴（Fixed Allowances）。加班费（OT）、年终奖金（Bonus）、销售提成（Commissions）、浮动餐补及差旅实报实销（Reimbursements）等变动款项，不计入征缴基数。
3. 次月 15 日划缴节点与追溯处罚。 雇主必须在次月 15 日之前 完成上月 HRDF 的资金划缴与电子申报（通过 HRD Corp 官方 Portal）。逾期支付将产生每年 10% 的法定滞纳金利息，并可能面临最高 10,000 令吉的罚款或最高 2 年的监禁处罚。

一、 马来西亚 HRDF 征缴门槛与适用对象分类

要准确评估企业在马来西亚分支机构的法定履约义务，HR 与财务团队需首先厘清 HRD Corp 对不同用工规模实体的分类标准：

【马来西亚 HRDF (HRD Levy) 征缴门槛与适用规则对照表】

核心机制的法理精算分析：

1. “本地员工”的法定定义： 在 PSMB Act 2001 框架下，参与计数的员工必须是马来西亚公民（Malaysian Citizens）或永久居民（PR）。企业从国内调派或在当地招募的持有 EP（Employment Pass）的外籍高管与技术专家，绝对不计入 5 人或 10 人的门槛人数。
2. 多分支机构的合并计算： 若同一出海企业在马来西亚注册了单一商业实体（如某某 Sdn. Bhd.），并在吉隆坡、槟城及柔佛设有多个办事处，人数统计需按照该实体总人数（Entity-Level Headcount）进行合并汇总，而非按单个办事处独立计算。

二、 马来西亚 HRDF 征缴基数（Basic + Fixed Allowances）的精准拆解

在每日的 Gross-to-Net（应发至实发）算薪精算中，财务部门必须建立清晰的科目拆解逻辑，避免因将变动款项误计入基数而多缴费用，或因漏计固定津贴而被 HRD Corp 判定为欠缴。

1. 法定计入项目 (Included Items)

• 基本薪资 (Basic Salary)： 劳动合同中约定的固定基础月薪。
• 固定岗位津贴 (Fixed Position Allowances)： 随月固定无条件发放的岗位津贴、高级主管津贴等。
• 固定住房津贴 (Fixed Housing Allowances)： 合同约定的每月固定发放且不要求提供租房发票凭证的现金住房补贴。
• 固定交通津贴 (Fixed Transport Allowances)： 无论实际出差与否、按月固定金额打入账户的交通补贴。

2. 法定排除项目 (Excluded Items)

• 加班费 (Overtime Pay - OT)： 依据《1955年劳工法典》支付的超出标准工时的加班报酬。
• 年终奖金与分红 (Bonuses & Profit Sharing)： 任何非固定、基于绩效或年终发放的奖金。
• 销售提成与佣金 (Commissions)： 随销售业绩波动的浮动佣金。
• 实报实销款项 (Reimbursements & Claims)： 员工凭借机票、酒店发票、加油收据进行实报实销的差旅及商务招待费用。
• 实物福利与餐饮补记 (Benefits-in-Kind & Meal Claims)： 雇主提供的免费工作餐或凭餐饮发票报销的餐费。

三、 出海马来西亚企业 HRDF 专项合规与排查

面对 HRD Corp 的合规稽查，企业需建立标准化的排查矩阵，在月度算薪与结算节点完成合规对账。

在执行下表 SOP 之前，企业管理层需明确：HRD Corp 已经与马来西亚国家内陆税收局（LHDN）、雇员公积金局（EPF）建立数据打通机制。稽查人员在调阅企业报税数据（Form E/EA）及 EPF 缴纳月报时，会自动比对该实体申报的本地员工人数与 HRDF 系统的注册状态。若发现 EPF 账面本地员工超 10 人但未在 HRDF 注册，将自动触发补缴通知。

以下为出海马来西亚企业 HRDF 合规排查矩阵：

【马来西亚 HRDF 征缴与用工合规排查矩阵】

审查矩阵延伸分析：

在执行上述排查矩阵时，企业需特别注意HRDF 资金的“提取使用与补贴申请（Training Grants）”。

已经强制缴纳 1% HRDF 基金的企业，这笔资金并非单纯的“行政税金”，而是积存在企业在 HRD Corp 设立的专项账户中。企业可以通过为本地员工报名参加 HRD Corp 认证的培训课程（SBL-Khas 计划等），将已缴纳的基金额度 100% 提取并用于冲抵培训开支。对于注重团队技能提升的出海企业，建立规范的 HRDF 申领流程，能够将这项法定合规成本重新转化为企业的人才发展红利。

四、 依托名义雇主 EOR 与全球薪酬 Pyroll 服务实现合规闭环

马来西亚错综复杂的 Gross-to-Net 算薪逻辑、EPF/SOCSO/EIS 与 HRDF 的多轨扣缴死线（次月 15 日），以及高额的逾期滞纳金与追溯问责，要求出海企业必须具备专业化的属地执行能力。

对于希望降低管理建置成本、确保算薪扣缴绝对阳光化，或希望隔离属地用工法律风险的企业，最稳健的商业决策是将复杂的属地化雇佣、薪酬核算代扣代缴及政府基金对接交由外部专业供应商，实现风险的彻底隔离：

1. 名义雇主（Employer of Record, EOR）

针对需要在马来西亚快速部署业务、或在未设立自建实体阶段需合规雇佣本地与外籍团队的企业：

• 无实体敏捷合规承接： 接入专业 EOR 供应商在马来西亚本地合法的直营实体（Sdn. Bhd.）。由 EOR 机构作为法定雇主，为您的员工签署符合《1955年劳工法典》的属地化劳动合同。
• 全面承接 HRDF 与社保责任： 由 EOR 机构的属地资深团队全权负责 10 人门槛的监控、HRD Corp 注册申报、1% 基金按月划缴以及 EPF/SOCSO 代扣代缴，将复杂的属地法律与财税风险与出海母公司彻底隔离。

2. 全球薪酬服务（Global Payroll）

针对已在马来西亚设立独立子公司（Sdn. Bhd.）、直接雇佣员工的企业，引入专业的外部薪酬服务商是确保薪酬合规与举证顺畅的关键：

• 对接马来西亚税务与 HRD Corp 系统： 对接马来西亚内陆税收局（LHDN）、EPF 及 HRD Corp 申报端口，精准计算基本工资与固定津贴，剔除变动加班费，生成符合官方审查标准的合规申报表。

关于万领钧Knit people

万领钧Knit People来自加拿大，深耕全球薪酬领域11年，依托成熟的薪酬管理经验和合规专家团队，为全球客户提供专业的一站式薪酬服务。至今已与4,000多家全球客户合作，每年处理薪资超过40亿。万领钧Knit非常重视中国市场，在中国建立了研发中心和华语服务中心，打造本地化服务能力，为中国出海企业提供无阻碍、个性化、陪伴式服务，助力中企高效布局全球市场。

出海马来西亚HRDF 征缴与算薪合规问答

Q1: 我们公司在吉隆坡有 6 名马来西亚员工，在 Penang 有 5 名马来西亚员工，算一个实体还是两个实体？需要强制缴纳 HRDF 吗？

• ‍A: 算作同一个商业实体，必须强制缴纳 HRDF。HRDF 的人数统计是以商业实体（Company Entity / Sdn. Bhd.）为单位合并计算的，而非按分支机构或办公地点分散统计。该实体在马来西亚全境共雇佣了 11 名本地员工（超 10 人门槛），因此必须强制注册 HRDF 并按月缴纳 1% 的基金。

Q2: 外籍员工（持有 EP 准证）的薪水需要计算在 1% 的 HRDF 征缴基数里面吗？

• ‍A: 不需要。HRDF 政策仅针对马来西亚本地公民和永久居民（PR）。外籍员工既不计入 5 人或 10 人的企业门槛人数，其薪酬（不论底薪还是津贴）也绝对不计入 1% 或 0.5% 的 HRDF 征缴计算基数中。

Q3: 员工当月拿了 2,000 令吉的加班费（OT）和 1,000 令吉的销售提成，这 3,000 令吉要交 HRDF 吗？

• ‍A: 不需要交。HRDF 征缴基数仅限定为基本薪资（Basic Salary）以及合同约定的固定津贴（Fixed Allowances）。加班费（OT）、销售提成（Commissions）、绩效奖金（Bonuses）等浮动收入均属于法定排除项目，不能计入基数。

Q4: 如果我们公司按时缴纳了 1% 的 HRDF，这笔钱可以拿回来吗？

• ‍A: 可以通过申请员工培训补贴（Training Grants）的形式提取使用。HRDF 不是纯粹的政府税款。企业缴纳的资金会保留在公司在 HRD Corp 的专属账户中。企业后续安排本地员工参加经过 HRD Corp 认证的培训课程时，可以向 HRD Corp 申请补贴（Grant Claim），直接用该账户内的资金支付培训费用，实现资金的合规回收。

Q5: 如果我们尚未在马来西亚设立子公司，是通过 EOR 模式招聘本地员工，HRDF 怎么处理？

• ‍A: 由 EOR 机构作为“法定雇主”进行合规统筹与划缴。在 EOR 模式下，EOR 机构在马来西亚的直营实体（Sdn. Bhd.）是员工法律上的“法定雇主”。EOR 机构会根据其自身实体的员工规模，自动处理 HRD Corp 的注册、1% 资金按月划缴以及 EPF/SOCSO 扣缴，出海企业只需按月支付合规服务账单，无需承担直接的行政问责风险。

核心用工与马来西亚劳工法专业术语

• HRD Corp (Pembangunan Sumber Manusia Berhad - PSMB): 马来西亚人力资源发展机构。隶属于马来西亚人力资源部，全权负责 HRDF（人力资源发展基金）的注册、征缴、稽查及培训补贴发放。
• HRDF / HRD Levy (人力资源发展基金): 依据马来西亚《2001年人力资源发展有限公司法令》设立的法定基金。旨在通过向雇主征收一定比例的基金（1% 或 0.5%），支持本地劳动力技能再培训与提升。
• PSMB Act 2001 (2001年人力资源发展有限公司法令): 马来西亚监管 HRDF 征缴的核心法律。强制规定达到用工门槛的雇主必须注册并按月划缴基金，违法将面临高额罚款及刑事责任。
• Gross-to-Net (应发至实发算薪精算): 薪酬计算的核心逻辑。指从员工的税前总收入（Gross Pay）中，精准扣除 EPF、SOCSO、EIS 及个税（PCB），计算出最终实发金额的全过程。在 HRDF 场景下，需精准剥离加班费与提成以确定征缴基数。
• SBL-Khas Scheme (HRD Corp 培训补贴计划): HRD Corp 旗下最核心的培训补贴模式。允许雇主直接使用其 HRDF 账户余额支付经过认可的培训机构课程费用，无需先行垫付现金。
• 名义雇主 (Employer of Record - EOR): 跨国企业在无马来西亚实体或敏捷用工场景下的专业模式。由服务商通过其在马来西亚已设立的直营实体（Sdn. Bhd.）作为员工的“法定雇主”，全权处理属地劳动合同签署、HRDF 基金划缴、EPF/SOCSO 代扣代缴及用工风险隔离等所有法律与行政责任。

免责声明：本文涉及的马来西亚 HRD Corp（人力资源发展基金 - HRDF）、《2001年人力资源发展有限公司法令》（PSMB Act 2001）、10 人强制缴纳门槛（1%）、5-9 人自愿门槛（0.5%）、算薪基数拆解规则（Basic + Fixed Allowances）、次月 15 日划缴死线及 EPF/SOCSO 扣缴规范，均基于马来西亚政府及 HRD Corp 现行公布的法律文本与官方指引综合整理。鉴于 HRD Corp 与劳工局在稽查企业合规性、认定固定津贴属性时具备独立的行政裁量权，本文旨在提供宏观商业决策与人力资源管理的客观合规参考，不构成针对特定企业税务审计、法庭诉讼应对或补贴申办的独立法律、税务或会计意见。在调整马来西亚团队的薪酬结构或执行 HRDF 申报前，敬请联系专业全球合规顾问或马来西亚当地执业律师/特许会计师（CA）进行具体评估。