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什么是发票?

发票是一种商业文件,作为买方和卖方之间交易的记录。该文件带有时间戳,并概述了付款条件、单位成本、运输、处理和其他业务项目(及其成本)。简而言之,发票概述了您提供的商品或服务以及您的客户需要支付的金额。

发票里有什么?

发票是正式的商业文件。虽然每张发票可能略有不同,但有一些基本要素:

  • 发票号码:每张发票都有一个唯一的发票号码,作为参考线索。有多种方法可以分配发票号码,但建议采用单一方法
  • 日期:发票上需要盖上发送日期的时间戳。准确性对于保持账簿的完整性和便于查阅以前的工作至关重要。发票上还需要注明付款截止日期。通常,到期日是发票日(发票寄出之日)后 30 天。但是,有些交易会给出更长的提前期,以帮助管理现金流
  • 业务联系信息:发票上应清楚列明买卖双方的联系信息,包括客户姓名和电话号码。联系信息便于澄清任何差异或跟进付款。业务联系信息还可确保 文件的合法性,因此拼写和信息正确无误非常重要
  • 商品和服务描述:发票由明细项目组成。每行描述提供的商品或服务,包括单位成本、数量、税率和总成本。这些明细项目可以是按小时收费的服务,也可以是实际产品
  • 应付总额:发票总金额应反映所有列出的商品和服务。记下所应用的任何折扣以及是否包含销售税
  • 付款条款:发票上应包含付款条款,以确保不会产生混淆。发票应包括付款截止日期、任何适用的折扣、提前付款详情以及延迟付款的滞纳金

发票有何用途?

大多数专业商业交易都会用到发票。自由职业者和小企业主通常使用发票向客户或合作企业主索要付款。无论是一次性项目还是定期安排,发票都会使交易正式化。发票本身不是法律文件,也不被视为合同。

  • 发票可用于完成以下任务:
  • 要求客户及时支付发票,包括部分付款或提前付款
  • 保持准确的财务记录
  • 付款追踪和簿记
  • 维护法律保护
  • 简化纳税申报
  • 记录已完成的工作(用作时间表时)
  • 协助业务分析

发票示例

发票有多种类型,每种类型都有其独特的用途。您的业务性质以及您提供服务的方式将影响您发送的发票类型。以下发票可以作为指导:

  • 形式发票:一份包含预估成本明细的初步发票,用于管理预期
  • 商业发票:跨境出口报关单
  • 贷记单:用于当先前开具的发票出现错误时,如金额不正确或货物损坏
  • 工时发票:按小时计算的服务费用
  • 预付款发票:用于收取产品或服务的预付款发票
  • 定期发票:用于重复交易的发票,按间隔发送给客户

如何创建发票?

专业发票有多种格式,包括电子发票和纸质发票。您可以使用发票软件创建不同类型的发票、自动生成定期发票或使用发票模板。

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