人力资源管理系统（HRMS）

什么是人力资源管理系统（HRMS）？

人力资源管理系统，即HRMS，是一种基于云的软件，可以整合、自动化和简化人力资源流程。

HRMS通常包括一套软件或应用程序，旨在支持人力资源部门的员工入职、薪酬、管理、排班、审查和离职工作。这些工具使人力资源人员能够快速存储、更新和共享员工和工作数据，同时实时创建准确的、数据驱动的报告。

它们简化了员工整个生命周期内的所有核心人力资源职能，包括入职、员工绩效、福利管理、申请人跟踪和工资单。

人力资源管理系统的功能有哪些？

当您选择正确的人力资源管理系统并根据组织需求进行定制时，它有可能最大限度地减少甚至消除人力资源文书工作。

一个系统可以协调人力资源部门内的工作流程，同时让各级管理层和员工了解关键的人力资源政策和数据。HRMS工具提供的一些功能包括：

• 入职和离职
• 绩效管理
• 数据管理
• 福利管理
• 求职者追踪
• 休假请求和日程调整
• 继任计划

HRMS应用程序通常与其他系统相关联。例如，它们可以与工资单集成，以根据工作时间、工作年限等处理工资和预付款请求。

最好的人力资源管理系统还允许员工自行登录并完成各种人力资源任务。这种自助服务功能可让员工：

• 更新个人信息
• 提交休假申请
• 管理日程安排
• 审查福利
• 随时随地进行安排而无需与人力资源部门人员会面

企业需要哪些HRMS功能？

集中记录

这是一个单一门户或存储库，您可以在其中上传、更新和维护所有员工记录。它可以让您一览所有员工，并让您更轻松地生成报告、准备审计和跟踪不同团队的劳动合规性。

劳动力规划

最有效的团队是支持您的公司目标和投资回报率的团队。通过劳动力规划功能，您可以为您的劳动力制定预算和计划，确定技能差距，制定招聘策略，制定培训计划并制定继任计划。

招聘

招聘又称为人才招聘，是人力资源部门的一项重要职责，对员工队伍的质量和产出至关重要。大多数人力资源管理系统解决方案都设有招聘门户，您可以在此创建和简化职位空缺、职位描述和公开招聘信息。您还可以：

• 创建工作申请表
• 安排面试
• 存储面试材料和反馈
• 在招聘过程中跟踪申请人
• 要求进行背景调查
• 收集简历和推荐信等申请材料
• 在职和离职工作人员
• 人才管理

人才管理工具可帮助你进行员工评估、开展技能和能力测试、为团队设定 KPI 和目标，并通过跟踪、培训和指导培养新员工。

考勤

此功能可跟踪工作时间，在需要时非常有用：

• 评估休假和预付工资请求
• 安排员工轮班
• 解决旷工问题
• 报告和分析

与集中记录功能相链接，报告和分析可以帮助理解人力资源数据。它生成的报告让企业清楚地了解整个组织的合规状态、KPI和员工绩效。

工资和福利管理

HRMS解决方案还处理工资单。它们计算：

• 工资
• 薪资
• 奖金和福利
• 销售佣金
• 随着时间的推移
• 税收减免

HRMS平台可实现工资单自动化，以确保团队按时获得报酬、公司遵守税务规定，并且预算是最新的且投资回报率平衡。

全球人力资源管理系统

一些HRMS系统提供多国功能，以支持全球团队的人力资源需求。这些包括全球人力资源、全球招聘、远程招聘、移民和签证支持以及远程工作任务。全球人力资源管理系统 (HRMS) 工具对于全球流动性和扩张至关重要。如果可扩展，它将与公司一起成长，提供一个集中门户，您可以从中管理所有团队、承包商和员工。

HRMS如何运作？

HRMS系统可自动执行数据收集等人力资源功能，生成表格、模板和报告，并为员工提供自助服务选项。大多数HRMS系统都是基于云的，具有自动数据同步功能。

这种格式使得它们可以在不同的网络上访问，因此员工和不同的人力资源团队可以协作进行数据收集和报告。

HRMS与HRIS与HCM有什么区别？

这些术语经常互换使用，但也存在一些关键的区别。

• HRIS代表人力资源信息系统。它旨在将员工信息保存在计算机上，而不是将所有信息存储在纸上。然而，它通常仅限于基本的人力资源功能，例如文档管理、员工数据存储、考勤跟踪、组织结构图和薪酬管理
• HRMS是 HRIS 的现代进步。最好的人力资源管理系统可以更快、更轻松地完成人力资源任务，因此它们远远超出了基本的信息存储和组织。它们整合了所有 HRIS 功能，例如申请人跟踪、学习和发展功能
• HCM代表人力资本管理，指的是高效员工管理所需的任务，从筛选应聘者开始，以确保公司每个职位都有合适的人才。它延伸到有效监控和跟踪每位员工，从薪酬和福利到排班、绩效等等

员工资源部门可以使用所有这些系统来提高效率、增强部门生产力并让员工感到满意。

HRMS对于小型企业团队有哪些好处？

使用HRMS软件系统取代电子表格和手动人力资源流程具有多种优势。其中包括：

• 更高的准确性和速度
• 工资管理、福利管理、考勤跟踪、绩效管理等，得益于集中的数据存储
• 更快捷、更经济高效的招聘流程
• 得益于准确的申请人跟踪、简历数据库和候选人筛选
• 更好的员工参与度和
• 保留
• 由于支付错误减少、入职优化和自助服务选项
• 改进人员编制规划

什么时候需要HRMS？

当出现以下任一情况时，就该采用技术并过渡到HRMS了：

• 由于重复和手动工作，准确的财务数据报告变得非常耗时
• 人力资源工作者花费太多时间帮助员工完成一些任务，如果员工可以进入系统，这些任务本来可以轻松完成
• 劳动力成本不断上升，需要更深入的洞察力来提高盈利能力
• 洞察员工数据可以帮助人力资源管理层和利益相关者做出关键决策
• 随着团队规模扩大、变得更加复杂，您的人力资源团队可以从更好的组织性和透明度中受益
• 更简化的入职流程有助于留住顶尖人才并组织人才管理流程
• 员工管理和信息报告不准确给公司带来了损失

HRMS允许新员工在世界任何地方填写初始入职文件。它支持员工自助服务，并改善人力资源员工的时间管理。该系统可以通过提供模板和指导来帮助管理人员进行更有效的绩效评估。当任何这些必要的人力资源任务变得过于耗时、不准确或不方便时，是时候考虑转向HRMS了。

公司里谁使用 HRMS？

HRMS功能对组织的任何部分都很有用，而不仅仅是人力资源部门。但是，虽然公司中的任何人都可以用HRMS平台来简化他们的工作，但最常见的HRMS用户是：

• 人力资源经理可以自动执行日常任务、组织员工数据、跟踪绩效、保持合规性并生成报告
• 直线经理设置和跟踪 KPI、监控员工绩效、批准休息日请求以及设置、确认和跟踪工作时间和日程安排
• 员工管理和更新员工数据、申请病假和休假、参与工作调查并访问定期 KPI
• 招聘人员生成公开招聘信息、创建和收集工作申请表、联系申请人、安排面试并跟踪招聘流程
• 求职者可以搜索招聘信息、填写工作申请、监控申请状态、安排面试并接受工作邀请

HRMS会影响工资单吗？

使用HRMS薪资集成，企业可以将员工出勤和绩效同步到您的薪资系统，以确保员工及时获得公平的劳动报酬。这种工资和绩效跟踪的自动化可以降低薪酬错误的风险，例如错过福利、未付加班费和税务疏忽等可能会削弱企业的合规状态。它还可以在人力资源和财务部门之间实现更加无缝的流程。

此外，当员工获得公平、按时支付的报酬时，他们会更有动力提高工作效率和投入工作，从而提高工作场所的生产率。

HRMS如何影响员工保留？

员工保留直接取决于员工在公司日常工作以及未来职业规划中所感受到的支持和满意度。

借助可靠的HRMS系统，您的人力资源团队可以：

• 定期进行绩效评估——实时跟踪员工目标和KPI可让您提供可行的反馈，并帮助员工发挥最大潜力
• 跟踪职业道路 并提供发展计划——通过监控员工发展，HRMS平台可让您在员工发展和培训中发挥更积极的作用
• 提供个性化的职业规划资源——员工绩效跟踪还能让你了解哪些员工即将获得晋升，从而让你能够通过培训、指导和影子计划来支持他们的进步
• 表彰优秀员工——HRMS系统可识别优秀员工，并奖励和表彰他们，以鼓励和激励他们的良好表现
• 这些服务让员工感到满意并感受到公司的重视和支持，从而增加了他们长期留在公司的机会。

HRMS能否帮助实现全球合规？

通过整合所有人力资源流程，HRMS解决方案可让您更好地跟踪员工合同、工作计划、薪酬政策和纳税义务，以确保合规。您可以根据法规的变化自动更新政策。通过培训和人才发展功能，您还可以安排合规培训，以便您的人力资源团队了解分析和跟踪方面的最新发展。

从数据角度来看，HRMS系统可以组织并安全存储贵公司的员工和财务数据。大多数HRMS平台都具有以下功能：

• 数据加密软件
• 双因素身份验证协议和
• 基于角色的访问

限制谁可以访问和操纵敏感的公司数据，这有助于您保持对数据保护和网络安全的合规性。

如何选择HRMS提供商？

考虑一下您为什么需要HRMS解决方案以及您的团队规模。您需要薪资服务吗，还是您会在公司内部处理薪资？确定您的需求后，比较不同的提供商，寻找：

• 报告、分析、自动化和自助服务等关键功能
• 可扩展性或平台随团队成长的能力
• 安全性与合规性
• 定价和投资回报率
• 提供商支持
• 用户体验

万领钧Knit People作为专业的海外雇佣和全球薪酬服务提供商，凭借其9年丰富经验，为企业提供全方位的解决方案。Knit People拥有一支由专业薪酬专家组成的团队，他们精通各国劳动法规，能够助您轻松管理多国薪酬业务，让您的企业在全球范围内都能合规运营，实现稳健发展。